Para compartir datos a través de GBIF.org, los publicadores suelen tener que revisar o transformar los conjuntos de datos existentes en un formato estandarizado. Este trabajo puede incluir procesamiento adicional, edición de contenidos y mapeo del contenido de un conjunto de datos en uno de los formatos de transferencia de datos disponibles, así como la publicación a través de una de las herramientas de publicación de datos disponibles, como el Integrated Publishing Toolkit o IPT de GBIF, gratuito y de código abierto.
Una vez publicados, la infraestructura de GBIF "indexa" o "cosecha" en tiempo real nuevos conjuntos de datos, integrándolos en un sistema de acceso común en el que los usuarios pueden recuperar todos y cada uno de los datos mediante servicios comunes de búsqueda y descarga. A medida que se indexan los conjuntos de datos, GBIF.org realiza comprobaciones adicionales y rutinas de interpretación y conversión para garantizar que los datos sean interoperables y cumplan las normas mínimas de formatos de datos, calidad de datos y adecuación para su uso. Sin embargo, muchos criterios de calidad y uso de los datos se manejan mejor y más fácilmente cuando se abordan en su origen: el conjunto de datos individual.
Los publicadores desempeñan así un papel esencial, no solo en el intercambio de conjuntos de datos, sino también en la gestión de su calidad, completitud y utilidad. También garantizan su integración y valor dentro de la base global de conocimientos de GBIF. Más información sobre los requisitos de calidad de los datos y recomendaciones para
En la práctica, animamos a los responsables de la publicación de datos a que se familiaricen con los formatos de datos esperados y los requisitos de contenido lo antes posible en el proceso (véanse también las plantillas Excel preconfiguradas de GBIF con los términos requeridos y recomendados para los conjuntos de datos de presencia, las listas de chequeo y los conjuntos de datos de eventos de muestreo, todos ellos disponibles con datos de ejemplo). De este modo, se ahorrará mucho esfuerzo que puede ser necesario en fases posteriores, por ejemplo, para añadir conversiones de datos, capturar información para campos requeridos o muy recomendables, o realizar y abordar las comprobaciones finales de calidad de los datos previas a la publicación.